学工部关于进一步加强学生档案管理的通知

 

各二级学院（部、中心），各部门：

为进一步加强我院学生档案管理工作，实现学生档案管理标准化、规范化、科学化，确保学生档案的安全及管理的严肃性、连续性和完整性，充分发挥学生档案在学生教育、管理与就业工作中的作用，根据《高等学校档案管理办法》（中华人民共和国教育部、国家档案局令第27号）和《干部人事档案工作条例》（中共中央办公厅）的有关规定，结合我校学生管理模式和档案管理工作实际，针对我校学生档案管理特提出如下要求，请遵照执行。

第一章  总  则

第一条  学生档案是反映学生个人经历和德、智、体、美、劳等各方面表现的真实历史记录，主要是指在校学生从参加高考、录取入学到毕业，以及参加实践实习所形成的各种文件材料。

学生档案管理是指对反映学生个人经历和德、智、体、美、劳等各方面表现的各种文件材料进行收集、整理和归（建）档，以及学生档案的利用、转递等管理工作。

第二条  学生档案管理要坚持真实性、完整性、安全性、规范性原则，实行归口负责和分级管理相结合。

学院院办*档案室总体指导学生档案的建设工作。学工部*招生办公室负责指导国家计划录取的全日制本科新生的档案收集和核查工作。学工部*就业办负责指导全日制本科毕业生在校期间档案归档标准、档案目录、档案核实、档案转递等工作。各二级学院具体负责在校学生档案的接收、复查、分类整理、保存、日常管理和校内外流转。学院各有关职责部门分别协助做好学生档案专门材料的收集、归档、转递等工作。

第三条  学生档案管理人员应认真履行工作职责，学习档案管理法规，熟悉档案管理业务，严守档案工作纪律，承担保密责任和义务，努力提高档案管理和服务水平。

第二章   学生档案材料收集范围

第四条  为使学生档案适应国家人事工作的需要，在校期间学生档案应不断充实内容。毕业时学生档案中应包括但不限于以下材料：

1．入学材料：招收入学的本科生档案材料，一般应包括高中学籍卡类信息、高中毕业生登记表、高考报名登记表、高考体检表、高考志愿表、入团（入党）申请书及志愿书等材料、入学登记表；专升本的学生还应包括专科阶段的全部档案材料。

2．学习材料：各学习阶段（含第二学士学位）主修、辅修的各科类课程学习成绩登记表（含课程及毕业实习）等材料。各学年学生综合测评资料。

3．学籍材料：各学习阶段退学、结业、肄业、休学、转学、保留入学资格、复学等变更材料。

4．毕业材料：高等学校毕业生登记表、毕业生就业通知书等材料。

5．学位材料：各学习阶段（含第二学士学位）学位申请、授予等材料（每生一份）。

6．奖励材料：在校期间获得各级表彰奖励的材料，包括获得三好学生、优秀学生干部、优秀团干部、优秀共产党员、优秀团员、优秀毕业生等荣誉称号的登记表，各类奖学金登记表及其他获奖评审证明材料。

7．处分类材料：在校期间违反校纪校规，触犯国家法律等形成的各类处分材料（警告以上处分材料）及后期的相关鉴定或解除等材料。

8．组织材料：党员组织发展全过程材料、团员组织发展全过程材料、入党积极分子培养全过程材料。参加民主党派的申请书、登记表等材料。

9．学生群团组织材料：在校期间参加各类学生群团组织担任学生干部的相关材料。

10．体检材料：入学体检表、复查体检表、毕业生体检表等材料。

11．出国材料：因公（私）出国（出境）审查表、备案表，在国（境）外学习、进修情况或鉴定等材料。

12．参军入伍材料：学生参军入伍期间应予归档的材料。

13．其他具有保存价值、应予归档的学生个人材料。

第三章   学生档案材料的移交和归档

第五条  学生档案材料的归档分固定档案档案室归档（简称档案室归档）和学生人事档案归档。

第六条  学生档案档案室归档材料各职能部门和各二级学院应按照学院档案室的相关工作要求每年度及时向档案室移交如上材料进行归档。

第七条  学生人事档案归档材料在院内流转、移交，应遵照以下规定进行。

1．招生办在招生工作结束后，应及时按录取新生名册向各二级学院移交所收到的新生原始档案，并办理移交手续。

2．新生入学后，各二级学院在对新生入学资格进行复查时，应认真核查新生档案材料是否齐全，如发现档案材料不齐全的，应及时向招生办上报并协调学生原所在学校或单位催调补齐。确因客观原因无法补齐的，要在该生档案目录上注明。复查合格后正式建立学生档案，进行换袋、登记，填写档案目录。

3．学籍管理、培养管理、学位管理、学生管理、党组织、团组织、就业指导与服务等职能部门和单位应当于每学年将工作中形成的、符合本通知第五条规定的正式有效材料移交各二级学院归档，并办理移交手续。

4．各二级学院应将接收的学生档案材料及时登记、归档，同时做好本职责有关工作中形成的学生档案材料的归档工作。

第八条  各部门和单位提供的各类归档材料必须是办理完毕、手续完备的正式有效文件。

归档材料应当完整、真实，文字清晰，对象明确，有形成材料的主办部门（单位）及日期。凡规定由组织审查盖章的，应当加盖公章。规定要同本人见面的材料应当有本人的签字；特殊情况下，本人见面后未签字的，可由组织注明。个人文字材料应当有本人签字。

归档材料应使用规范的办公用纸，文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写。不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水和复写纸书写。

归档材料应当是原件，特殊情况存入复印件的，应当在复印件上注明原件保管单位或责任单位，并加盖公章。

第九条  归档材料移交时，移交方须填写学生档案归档材料移交清单，由交接双方经办人当面检查验收，经核对无误后履行签字手续。移交单填写一式两份，交接双方各执一份。

如移交材料不符合归档要求，接收方有权拒收，移交单位应当按档案管理规定重新组织办理补交。

 第四章   学生档案的转递

第十条  学生毕业（结业、肄业）、转学、退学、出国或死亡等学籍变动发生后，应当及时办理档案转递手续。

学生档案在校外转递必须使用统一印制的专用信封，经严格密封后通过邮政特快专递或机要的方式寄送、转递，必要时可派专人送取，不得以普通函件或普通快递方式邮寄，也不得交由本人自带,但普通四年制退学学生的档案可密封签领后交由学生自带。

第十一条  在院内转专业的学生，学籍管理部门应当在学生学籍变更后，及时将学生学籍变更通知传达到相关二级学院。有关二级学院在接到学生学籍变更通知后，应及时办理学生档案学院、部门或工作人员之间的转递工作，并履行档案交接手续。

第十二条  转到其他学校学习的学生，有关学院应当在接到学生转学通知后及时做好该生档案的整理工作，按规定寄发或送交，并做好档案寄发和收件信息及相关材料的登记和存档。相关登记信息一式三份，分别由学籍管理部门、学生管理部门和各二级学院留存。

由其他学校转入我校的学生，有关学院在收到学生档案后要认真检查验收，经核对无误后及时将回执寄回对方。

第十三条  毕业生档案的转递，根据学生工作部统一部署，由各二级学院具体负责转递，并按以下规定进行。

1．已落实就业单位并签订就业协议书或劳动合同的毕业生，其档案寄送至毕业生报到单位人事部门或寄回生源地人事部门。

2．考取国内全日制硕士研究生的毕业生，其档案根据录取院校开具的调档函要求寄送至录取院校指定部门。

3．因故不参加就业或未落实就业单位的毕业生，其档案由所在学院按规定寄送至该生生源所在地人事部门代管。

4．各二级学院在转递完毕学生人事档案后及时将档案转递信息报送就业办，并在学生档案转递系统中及时登记；各二级学院应在办理完毕以上事项后及时督促毕业生到档案接受单位查询档案接收情况，并为未转递到位的毕业生及时帮助查询、寻找档案转递去向。

第十四条  中途办理退学的学生，凭教务部门开具的退学通知书，其档案由所在二级学院征求学生本人意见后，普通四年制学生的档案按规定寄送至生源地招生部门或其它有关单位代管，专升本学生的档案可寄送至生源地高校毕业生档案代管机构或其工作地档案代管机构。

第十五条  当年未报到入学的本科生新生，其档案由接收到该生档案的招生办按原收件方式和寄件单位退回原寄件单位或生源所在地招生部门。

第十六条  因升学、毕业、退学以及转学或其他原因离校的学生档案，在转递过程中因特殊原因造成档案遗失，有关二级学院应在学工部的指导下及时采取相应补救措施。

第十七条  因故失踪、死亡的学生，或因学生退学、出国等其他原因无法联系2年以上而导致档案无法转递滞留的，其档案由各二级学院移交至学院档案室集中保存、代管，若后期仍需调档的，由各二级学院负责从档案室调出后办理转递手续。

第十八条  各二级学院或部门在完成学生档案的转递后，应及时对档案转递的信息进行公布，以方便学生进行查询和跟踪，并提供相关的咨询电话。

 第五章   学生档案的查阅与使用

第十九条  因工作需要查阅学生档案者，可在档案管理人员在场的情况下查阅学生档案，并按规定予以登记。查阅学生档案只许摘抄，禁止拍照、复印或外带。

校内工作人员须提供所在部门或单位的书面介绍，经所在二级学院主管负责人批准后可予查阅。

校外人员因工作需要查阅学生档案，应当由2人以上持单位介绍信，出具有关身份证明，经各二级学院主管负责人批准后可予查阅。

档案管理人员应当在查阅者借阅前和归还档案时，认真核对、清点档案材料。

第二十条  查阅学生档案时，应当严格遵守保密制度和阅档规定，不得涂改、勾画、标记、抽出、撤换、销毁档案材料。未经批准不得擅自摘记、拍摄、复制档案内容。

第二十一条  学生本人不得查阅个人档案。确有特殊原因（如毕业联系工作、办理出国手续等）需要复制有关本人档案证明材料，应当由学生本人书面申请，经学院主管负责人批准后，由档案管理人员按规定办理。

由他人代办的，需出具书面委托和代办人身份证明，方可按规定办理。

第二十二条  学生档案不予借阅。

 第六章  学生档案工作的管理和检查

第二十三条  学生档案属需妥善保管的内部文件。学院各相关部门和各二级学院要确定专门管理人员，完善档案管理硬件设施，提高档案保管与存放条件，确保学生档案的安全，维护学生档案管理的严肃性。

学生档案管理人员如发生工作变动，应当及时做好档案管理工作的详细交接手续。

第二十四条  根据档案管理要求收集归档的材料，任何人不得随意更改、抽出、销毁档案材料。如遇特殊情况必须对有关材料进行更改、抽出或销毁的，应当经学生管理工作部门和各二级学院负责人集体讨论，提出处理意见，报学院分管领导书面批准。

第二十五条  学生档案管理工作部门要改进和完善学生档案管理的各项规章制度，抓好学生档案管理队伍建设，定期组织业务辅导和培训，不断提高学生档案管理工作水平，推进学生档案管理工作的标准化、规范化和科学化。要加快推进档案数字化管理。

第二十六条  凡有违反有关档案管理规定，在工作中存在失职、渎职行为，造成学生档案缺损、遗失、泄密等危害和损失的，学院将按照规定严肃查处；情节恶劣、后果严重构成犯罪的，要追究当事人的法律责任。

 

附件:1.浙江农林大学暨阳学院学生档案归档材料移交清单

2.浙江农林大学暨阳学院学生档案交接清单

3.浙江农林大学暨阳学院学生档案查（借）阅审批表

 

 

 

                                                                                                                                                            学工部

                                                                                                                                                      2021年5月27日